第一章 总则
第一条 为加强河南省河南农业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《民政部、国家档案局关于印发<社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)《河南省民政厅、河南省档案局关于印发〈河南省社会组织档案管理工作指引〉的通知》（豫民文〔2016〕365号）和《河南省河南农业大学教育发展基金会章程》，并结合基金会工作的实际，特制定本制度。
第二条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据。档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责基金会档案的组织管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。
第三条 基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。
第四条 凡反映基金会本身及其工作活动、具有查考利用和保存价值的文件资料（公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
第五条 业务主管部门的归档文件材料：
（一）基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；
（二）业务主管单位的批复、批示、复函等相关文件资料。
第六条 登记管理部门的归档文件材料：
（一）基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；
（二）登记机关的批复、批示、复函等相关文件资料。
第七条 本基金会的归档文件材料：
（一）基金会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件；
（二）基金会理事会的相关文件资料（会议记录、会议纪要、决议决定等）；
（三）基金会召开、主办或参加的其他重要会议的相关文件资料（包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等）；
（四）接受捐赠和基金项目实施管理方面的重要文件材料（含合同、清单和联系函件等）；基金会业务活动中所形成的其他重要文件材料；
（五）基金会财务活动的有关记录、报告和履行财务手续的相关文件资料；
（六）基金会有效证照、证件、印章等；
（七）基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等；
（八）基金会获得的社会荣誉资料；
（九）其他有必要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
第三章 归档要求
第八条 凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第九条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料排除于形成过程。
第十条 归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。
第十一条 建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。
第十二条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
第十三条 应当建立档案名录等检索工具。
第十四条 档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟。
第十五条 档案保管期限：
（一）文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上；
（二）确定档案保管期限的原则：
1.凡反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；
2.凡反映基金会一般活动，在较长时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；
3.凡在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第十六条 档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
第十七条 档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。
查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十八条 档案移交、销毁必须认真履行相关手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。
第五章 附则
第十九条 本制度由理事会秘书处负责解释。
第二十条 本制度自理事会通过之日起施行。